Колко време се съхраняват документите от трудовото досие

Съобразно чл. 128б, ал. 1 и 2 от Кодекса на труда (КТ) работодателят е длъжен да води трудово досие на всеки работник или служител. То се създава при постъпване на работа и в него се съхраняват документите във връзка с възникването, съществуването, изменението и прекратяването на трудовото правоотношение. Поради това работодателят е длъжен да съхранява всички документи в трудовото досие от момента на постъпване на работа на лицето и през цялото време на съществуване на трудовото правоотношение. 

Важен въпрос обаче е колко време след като е прекратен трудовия договор и какви документи трябва да се съхраняват от работодателя. 

 

1. В случаите на възникване на трудов спор

По време на съществуването на трудовото правоотношение или след неговото прекратяване, е възможно да възникне трудов спор между страните. Съгласно чл. 357, ал. 1 от КТ, трудови са споровете между работника или служителя и работодателя относно възникването, съществуването, изпълнението и прекратяването на трудовите правоотношения, както и споровете по изпълнението на колективните трудови договори и установяването на трудов стаж.

Исковете по трудови спорове имат максимален давностен срок от три години (чл. 358, ал. 1, т. 3 от КТ). Поради обстоятелството, че за разрешаване на  трудовите спорове се използват като доказателство документите от трудово досие на работника или служителя, минималният период за съхранение на всички документи от трудовото досие на лицето е тригодишен. Това ще гарантира възможност на работодателя да има необходимите доказателства ако работникът или служителят заведе дело в съда или при евентуални проверки от контролните органи.

 

2. При писмено искане на работника или служителя

Трябва да се има предвид, че по писмено искане на работника или служителя, работодателят е длъжен в 14-дневен срок от искането да му издаде и предостави необходимите документи, удостоверяващи факти, свързани с трудовото правоотношение. Това включва и издаване на копия от документите, които са част от трудовото досие на лицето. 

Работодателят се задължава да предостави всички документи в давностния срок, в противен случай подлежи на санкция за неизпълнение на задълженията си, произхождащи от трудовото законодателство.

 

3. Специфични срокове, спрямо вида на документите

За част от документите, които се включват в трудовото досие на работника или служителя може да има специални правила относно сроковете и задълженията за съхраняване и предаване, които произтичат от специални закони. 

Съгласно чл. 12, ал. 1 от Закона за счетоводството, ведомости за заплати се съхраняват на хартиен и/или на технически носител в предприятието за срок от 50 години, считано от 1 януари на отчетния период, следващ отчетния период, за който се отнасят, а счетоводни регистри и финансови отчети – 10 години, считано от 1 януари на отчетния период, следващ отчетния период, за който се отнасят. 

В следствие на това всички документи от трудовото досие, които се отнасят до финансовите отчети следва да се съхраняват 10 години, считано от 1 януари на отчетния период, следващ отчетния период, за който се отнасят, за да се избегнат санкции и други неблагоприятни последици, които са възможни след проверка от страна на органите по приходите. Такива документи са например заповедите за командировка, които имат пряко отношение към счетоводните разходи и финансовите отчети.

 

4. Срокове за съхранение на документи, гарантиращи пенсионни права

С цел да се гарантират пенсионните права на работниците и служителите в чл. 5, ал. 7, т. 1 от Кодекса за социално осигуряване е определено специално задължение за всеки един осигурител (работодател). Тази разпоредба го задължава да съхранява за срок от 50 години, считано от 1 януари на отчетния период, следващ отчетния период, за който се отнасят, ведомости за заплати и изрично определени придружаващи документи:

1. трудови договори (заповеди за назначаване);

2. заповеди за преназначаване;

3. заповеди за ползван неплатен отпуск над 30 работни дни годишно;

4. заповеди за освобождаване от работа;

5. трудови книжки;

6. издадени удостоверения обр. УП-1, обр. УП-2, обр. УП-3 и обр. 30.

7. протоколи за приети и изплатени възнаграждения от осигурители в несъстоятелност.

8. други документи, освен посочените в т. 1 - 7, въз основа на които може да се установи осигурителен стаж и доход, категория труд на лицата и др.

Когато възнагражденията са изплащани по банков път, се прилагат и следните документи:

9.платежни нареждания с приложен списък с имената на служителите, подписан от лицето, представляващо осигурителя;

10.фишове за възнаграждения, ведомости и други документи, удостоверяващи начисляването или изплащането на възнагражденията.

 

Видно от изложеното, работодателят следва да определи видовете документи и сроковете за тяхното съхраняване, според организацията на дейността си. Колкото повече служители наема дадена фирма, толкова по-сложно и времеемко става организирането на документацията. Ефективно решение, което би спестило време на работодателите и би улеснило процесите по групиране и съхранение на документите в трудовото досие, е внедряването на онлайн система за дигитални трудовите досиета

Една такава система съдържа богат набор от функционалности за проследяване на сроковете за съхранение на документите, филтри улесняващи намирането на даден документ, също така спестява разходи по съхранение и е много по-сигурна от гледна точка на достъп до информация и евентуални рискове от увреждане на физическите документи.

Остави коментар

Коментари (0)

    Тази статия все още няма коментари. Бъдете първи и дайте своето мнение!