Работа от вкъщи - условия и документация

В последните години извършването на работа от вкъщи се превърна в обичайна практика за много фирми. Пандемията от COVID принуди много от работодателите да променят организацията си на работа, така че да запазят дейността си, като възлагат извършването на служебните задължения от дома.

Кодексът на труда съдържа регламентация за извършване на работата от разстояние още от 2011 г., но с масовото използване на тази форма на организация на труда, много предприятия откриха, че извършването на работа от вкъщи може да доведе до много ползи за тях – намаляване на разходите за наем и поддръжка на помещения, по-добро управление на работните процеси, по-лесна отчетност за извършената работа и други.

За да се възползват от предимствата при този начин на работа, работодателите трябва да обмислят добре организацията на труда и да спазват изискванията на законодателството. Важно е да се има предвид, че работата от разстояние е регламентирана в глава пета, раздел VIII „б“ от Кодекса на труда. Работодателите и работниците и служителите имат същите права и задължения, каквито имат и при извършването на работа в помещенията на работодателя, но в посочения раздел има някои важни специфики.

Преди да се въведе работа от вкъщи, работодателят трябва да обмисли цялостната организация на работните процеси и да състави необходимите за   целта документи.

1.Посочване характеристиките на работата

На първо място работодателят следва да определи редът за възлагане и отчитане на работата от разстояние. Необходимо е да посочи и съдържанието, обемът, постигнатите резултати и други характеристики на работата, които са от значение за отчитане на нейното извършване.

Подходящо е тази информация да бъде упомената в правилника за вътрешния трудов ред или в отделна политика на предприятието, утвърдена от собственика. Важно условие работодателят да има доказателства, че всички работници и служители са се запознали с тези вътрешни актове, за да има основание да търси отговорност при неизпълнението им.

В определени случаи, когато спецификата на извършваната работа съдържа характеристики, които не могат да се регламентират в общите вътрешни актове, е възможно тези въпроси да се уредят и в индивидуалния трудов договор на работника или служителя. 

2.Регламентирано работно време и почивки

За да има реална отчетност при извършване на работа от вкъщи, работодателят следва внимателно да обмисли организацията на работното време на служителите. 

Кодекса на труда предоставя правото на работника или служителя, който извършва работа от разстояние, сам да организира своето работно време, така че да е на разположение и да работи във времето, в което работодателят и неговите търговски партньори са в комуникационна връзка. Поради това във вътрешните актове или в индивидуалния трудов договор работодателят трябва изрично да определи времето на задължителното „онлайн присъствие“ на работника или служителя. 

Така например може да се определи, че работникът или служителят трябва да работи в часовия диапазон между 12:00 и 15:00 часа, а в останалите часове да организира самостоятелно изпълнението на задълженията си. 

В трудовия договор (или в допълнителното споразумение) се посочва и дали работника или служителя има възможност за полагане на извънреден труд, нощен труд и труд по време на национални празници.

При приемането на правилата за работното време работодателят трябва да запознае работника или служителя със задължителните почивки, които му се полагат според трудовото законодателство - 12-часова междудневна почивка и 48-часова седмична почивка. 

Друго съществено условие е предварително да се утвърди образец на отчетна форма, в която ежемесечно, работещият от разстояние, да попълва данни за отработеното време. Работникът или служителят, който извършва работа от вкъщи, носи отговорност за достоверността на данните.

3.Оборудване

Работодателят трябва да изготви и да предоставя на всеки един служител, работещ дистанционно, информация и изисквания за работата с оборудването и поддържането му в изправност, както и за законовите изисквания и правила, в т.ч. такива на предприятието в областта на защитата на данните, които ще се използват по време на работа. 

Също така е необходимо да се посочат ред и начин, по който работниците и служителите да известяват работодателя, в случай на повреда в оборудването или срив в използваните информационни и комуникационни системи.

При работа от разстояние работодателя осигурява за своя сметка:

1. необходимото за извършване на работата от разстояние оборудване, както и консумативи за функционирането му;

2. програмно (софтуер) осигуряване; 

3. техническа профилактика и поддържане;

4. устройства за комуникация с работника или служителя, извършващ работа от разстояние, включително интернет свързаност;

5. защита на данните; 

6. информация и изисквания за работата с оборудването и поддържането му в изправност, както и за законовите изисквания и правила, в т.ч. такива на предприятието в областта на защитата на данните, които ще се използват по време на работата от разстояние;

7. система за наблюдение, ако такава се налага да бъде монтирана на работното място и е получено писмено съгласие на работника или служителя за това; в тези случаи задължително се зачита правото му на лично пространство;

8. други технически или документни пособия съгласно индивидуалния и/или колективния трудов договор.

В индивидуалния трудов договор може да се уговори използването на собствено оборудване на работника и служителя, както и всички права и задължения, произтичащи от това. 

4.Система за наблюдение

Следенето на активността на работника или служителя е възможно единствено, ако предварително е предоставена информация за това на съответното лице. Ако работодателят предвижда въвеждането на система за наблюдение на работещия от разстояние, е необходимо получено писмено съгласие на работника или служителя за това. Извършването на наблюдение на работника или служителя без негово съгласие е свързано не само с невъзможността да се ползват събрани данни в евентуални дисциплинарни производства, но дори и до възможни санкции за работодателя.

5.Условия на безопасност 

Важно условие при извършване на работа от вкъщи е работодателят да определи начин за изпълнение на изискванията, свързани с осигуряването на безопасни условия на работа. Добро решение е предварително да бъде направена консултация със службата по трудова медицина, за възможните начини за извършване на оценка на риска и за инструктаж на работниците и служителите, работещи дистанционно.

След като е извършил всички подготвителни действия, работодателят трябва да сключи трудов договор (допълнително споразумение) с работника или служителя, в което изрично да се определи, че работата ще се извършва от разстояние. В трудовия договор трябва да се определи адреса на конкретното работно място на работника или служителя. Ако със сключването на допълнителното споразумение се променя работното място в друго населено място, работодателят следва да подаде уведомление до НАП, в което да посочи коректния код по ЕККАТЕ. 

6.Съгласие за дистанционна работа

Важно е да се знае, че работата от разстояние има доброволен характер, поради което работодателят не може едностранно да я възлага със заповед, а следва да е чрез сключване на допълнително споразумение или трудов договор, при първоначално постъпване на работа. 

Изключение от този принцип има единствено по време извънредно положение или извънредна епидемична обстановка, когато със заповед на основание чл. 120б от КТ е възможно работодателят едностранно да възлага извършване на работа от разстояние. 

С цел подобряване на ефективността и улесняване на процесите по уреждане на работа от разстояние, всички документи и условия упоменати в писмена форма, могат да бъдат споделяни, подписвани и съхранявани в електронен формат. 

За да бъде законосъобразно обаче работодателят следва да използва система, която отговаря на нормативните изисквания на Кодекса на труда и Наредбата за вида и изискванията за създаването и съхраняването на електронни документи в трудовото досие на работника или служителя. Такава система е eHR и тя позволява създаването на електронното трудово досие на работника или служителя, както и споделянето, подписването и съхраняването на документи между страните по трудовото правоотношение.

Важна забележка! 

Настоящото изложение не съставлява правно становище, препоръка за действия или бездействия. То отразява единствено мнението на автора. 

Винаги търсете правна помощ и съдействие по конкретни въпроси от своята дейност.