Как да изберем подходяща електронна система за управление на отпуски?

Въвеждането на електронна система, която да управлява HR процесите в компанията е отговорна задача, която определено не е за подценяване. На пазара могат да бъдат открити редица доставчици на решения, свързани с човешките ресурси. Нека не забравяме факта, че целта на въпросната система е да улесни работата ни, да ни даде гъвкавост и да ни спести време. Какво трябва да имате предвид преди да пристъпите към интегриране на софтуер за управление на отпуски в компанията?

Ключови критерии за избор на продукт

Важно е предварително да очертаете най-важните изисквания, които системата да покрива. Търсете система, която може много добре да се адаптира към нуждите на вашата организация. Универсалният въпрос, който всеки мениджър следва да си зададе е – колко бързо и лесно могат служителите ми да подадат отпуск? Оптималното решение е софтуер, с който заявката за отсъствие се подава само с няколко клика. Помислете и за всички справки, които са ви необходими в процеса на работа. Всеки служител следва да има свободен и постоянен достъп до своя полагаем платен отпуск – дните, които е използвал и дните, които му остават за текущия период. Предимство би било ако продуктът разполага и с мобилна версия, тъй като в забързаното ни ежедневие сме свикнали да вършим все повече задачи именно през смартфона си.

Защита на личните данни

Уверете се, че избраната система разполага със силни механизми за защита на данните с оглед да се предотврати неоторизиран достъп или загуба на информация. Софтуерното решение следва да предоставя двуфакторна автентикация, с която да не се допуска неправомерен достъп. По отношение на вътрешната структура в организацията ви е важно ролите и правомощията, които имат лицата от различните отдели, да бъдат ясно разграничени. Например кой има достъп до болничните листове или други прикачени към заявленията документи. Проверете дали доставчикът отговаря на законовите изисквания и стандартите, свързани с информационната сигурност. Не на последно място поискайте да ви бъде предоставено споразумение за обработка на лични данни в съответствие с Регламент (ЕС) 2016/679.

Интеграция с други системи

В случай, че използвате други продукти като например ТРЗ програми, е добре да сте наясно какви опции предлага доставчика по отношение на външни интеграции с други системи. Това ще ви спести въвеждането на една и съща информация в различни софтуери. Освен това ще можете да достъпвате платформите с едно и също потребителско име и парола, за максимално улеснение. Проверете дали новата система разполага с програмен интерфейс (API), който ще ви позволи да преизползвате данните си в различни интеграционни сценарии.

Тестване на софтуерното решение

Непременно тествайте избраната от вас система, като изискате демо версия. По този начин ще можете да направи обективна оценка и да прецените дали тя отговаря на нуждите ви. По време на периода на тестването ще придобиете по-ясна представа и за поддръжката от страна на доставчика – обърнете внимание на времето за реакция и готовността за съдействие по даден проблем, тъй като те са ключова част от съвместната ви работа. Сравнете няколко софтуера и разгледайте подробно функционалностите, цените, при възможност и обратна връзка от текущи клиенти.