Измерване ефикасността, ефективността и въздействието на HR функцията в компанията: Част 1 - Защо са ни необходими метриките и каква е тяхната полза

 Защо са ни необходими метриките и каква е тяхната полза – част 1

Преди да се впуснем в дълбоките води на темата, ми се иска да обърна внимание на три понятия, които създават понякога объркване, особено при хора, незапознати достатъчно с математическата терминология, като мен.

• Мярката е единица информация събрана, за да образува метрика. Обикновено, сама по себе си, тя не носи много стойност или значение, докато не се комбинира с други мерки. Примери за мярка в областта на HR-а са разходи за заплати, брой наети служители, общ брой служители в компанията, брой на напусналите и много други.
• Метриките предоставят резултати от направени изчисления за определена причина, които могат да се сравняват.  Те се образуват в следствие на съчетаването на две или повече мерки чрез формула и носят някаква стойност или значение. Метриките определят ползите и ефективността от HR стратегиите, програмите, процесите, проследяват дейностите, остойностяват представянето, показват състоянието на миналото и настоящето, носят информация и насочват тактическите действия.  Отговарят на въпроса КАКВО се случва и ни разказват история: „Ние от HR отдела бяхме много натоварени напоследък, но успяхме да попълнихме 48 от 50-те позиции за по малко от 6 месеца“ или “Новата ни HR програмата за задържане на персонала  дава резултати. В последната половин година текучеството е намаляло от  18% на 3%.” Примери за метрики са: Разход на назначен (Cost per Hire); Процент текучество за определен период от време; Разходи за заплати спрямо общите разходи на компанията и други.
• Анализ (в областта на човешките ресурси, известен още под Workforce Analytics или анализ на работната сила) използва метрики, които се анализират, за да създадат стойност и са основа за взимане на стратегически бизнес решения. Те ни  помагат да проникнем в същността на нещата, насочват стратегията, разглеждат миналото и настоящето  и предвиждат бъдещето. Анализът ни дава отговор на въпроса ЗАЩО нещо се случва и ЗАЩО да предприемем действия. Например, дори и да знаем процента на текучество в компанията за последната година, тази информация няма да ни е достатъчна, за да променим резултата, защото една цифра не говори много сама по-себе си, а има различни причини за текучеството. Знаем, че не всяко текучество е вредно за организацията, то може и да е за добро. За да можем да вземем информирано решение за действията, които ще предприемем срещу загубата на хора е необходимо да го анализираме на база  фактори като демографски данни, стаж в компанията, нива на заплащане, причини посочени в изходни интервюта, оценките от представянето и други. Чрез преминаване от метрики към анализи, HR професионалистите могат по-добре да разберат факторите, които оказват влияние на компанията при изпълнение на техните програми, да предприемат правилните действия, за да подпомогнат компанията да има конкурентноспособни предимства.

И така – Защо са ни необходими метриките?

Още през 1997 Улрих съветва  “Традиционно,  HR-ите говорят абстрактно и концептуално за морала на служителите, текучеството и ангажираността. Но за да изпълнят ролята си на Бизнес партньор, те трябва да заменят концепциите с доказателства, идеите с резултати и усещанията с оценки.” [HUMAN RESOURCE MANAGEMENT, (Dave Ulrich, 1997,p.303)] .

И почти 20 години по-късно ние все още дискутираме как HR функцията трябва да се превърне стратегически партньор за бизнеса и да има свое място „на масата“ сред останалите функции. Фактите и проучванията от организации като Human Capital Institute (HCI) , The Chartered Institute of Personnel and Development (CIPD), Society of Human Resources Management (SHRM), Center for effective organization (CEO) показват, че все още в много организации това не е така и все още на функцията се гледа повече като на разходен център. Това доказва и последното публикувано проучване от CIPD – 26% от бизнес лидерите считат, че основните зададени приоритети на функцията по постигане на стратегията в три годишен план ще бъдат постигнати.

Следователно въпросът  “Защо са ни метриките?” има очевиден отговор – защото ние може да смятаме, че функцията на HR-а е критична за цялостния успех на компанията, но проблемът е, че е твърде възможно топ мениджмънтът да не го знае. Това е видно и от същото проучване, където на по-горните въпроси, процентът е 72% от страна на HR професионалистите.  Причината е в това, че HR професионалистите не предоставят все още на топ-мениджмънта така необходимите данни за управлението на човешкия капитал, които да помагат при реализиране на стратегията на компанията, нейната мисия и цели, както съветва Улрих. За да има HR-ът стратегическа роля, наравно с останалите функции в компанията при дизайна и изпълнението на организационната стратегия, за да бъде признат за бизнес партньор, е необходимо да се използват HR метрики, които отразяват стратегията на компанията и предоставят основи за вземане на решения, както и да приведе стратегията за управление на човешките ресурси в съответствие с тази на компанията. За съжаление, се отчита, че  само  41% от компаниите смятат, че тяхната HR стратегия е наистина част от цялостната стратегия на фирмата, според проучване на Charted Global Management Accountant (CGMA).

Ще посоча някои силни аргументи за ползата на метриките в управлението на човешките ресурси, научени от Д-р Джон Съливан (една от видните личности в нашата област, от която много може да се научи).

• Метриките помагат да останем фокусирани, казват къде да изхарчим парите си, какво да спрем да правим, кое да възнаградим, кое е важно, а не кое е спешно и откриват пропуски в стратегията.  HR  отделът трябва да измерва, адресира процеси, компетенции и други фактори, които са под негов контрол и да предоставя убеждаващи данни за  приноса на специфичните HR програми и дейности, които имат добавена стойност за компанията и поддържат нейната стратегия. Това може да са ключови процеси като възнаграждение и признание, подбор,  управление на представянето, производителност; или пък ключови области за развитие на компетенциите като развитие на лидерските умения, обучение; или пък други роли в организацията като управление на промяната, етика, дискриминация, проблеми със стреса и здравето на служителите, мотивацията и ангажираността.
• Метриките елиминират объркването, защото позволяват взимането на решения, базирани на факти.
• Подпомагат при изискванията за продължаващо подобрение, защото дават сигнали за зле представящите се функции, програми и процеси
• Метриките ви позволяват да се докажете като експерт. HR професионалистите не само, че трябва да  направляват функцията си така, че да е приспособима към организационните промени, но и да докажат ефекта й върху финансовите резултати на компанията. За да могат CEO, CFO и останалите топ мениджъри да оценят и уважават дейността на HR е необходимо да им се предоставят остойностени факти, базирани на точни измервания на ефективността и производителността на отдела. Метриките позволяват HR-ите да водят разговор с топ мениджмънта, използвайки техния език, да бъдат разбрани и по този начин да увеличат  доверието в HR отдела.
• Разпространението и комуникирането на метриките в компанията могат да променят както поведението на мениджърите, така и на служителите и да създадат условия за координация и сътрудничество. Все пак цифрите говорят повече от всякаква друга информация, базирана на усещания, наблюдения  и възприятия. Помага ни и да „продадем“ нашите  HR инициативи, които биха се изплатили на компанията.
• Метриките помагат да подобрим нашите взаимоотношения с CЕO и позволяват на  HR отдела  да предостави доказателство за стратегическото си влияние. Защото СЕО-то на компанията и топ мениджмънтът се интересуват от въздействието на представянето на HR върху резултатите на организацията, изразени в реални стойности.
• Метриките ни помагат да придобием и изградим увереност и ни дават сигурност за позицията ни. Чрез тяхното използване за взимане на информирани решения,  постигане на целите на компанията  се признава участието на HR-а в успеха на компанията, подобрява имиджа на отдела,  оценява се неговата резултатност, ефективност и ефикасност. Те са доказателството, че поставените цели са постигнати.
• Съвременните  ERP и HRIS системи ви улесняват. Използвайте ги.
• Метриките показват ефекта на HR програмите в парични стойности. Разходите за персонала могат да представляват повече от половината от общите разходи на компанията, които се проследяват през финансовата година. За да се докаже, че програмите за управление на човешките ресурси не носят само разходи, е необходимо да се проследяват и измерват техните ползи, изразени в парични стойности.Така няма да се налага да приемат функцията за разходен център.  HR метриките са специфични мерки, обвързани с индикаторите за HR представянето, които остойностяват дейностите и програмите на функцията, за да покажат добавената им стойност за организацията.

*Очаквайте втората част на статията, в която е разгледана темата “Как се подбират и прилагат правилни метрики”.