Съхранение и защита на личните данни в електронното трудово досие

Преминаване към електронно трудово досие е свързано с период на адаптация от страна на служителите в дадена компания. Раздялата с традиционните хартиени носители невинаги е лесна, тъй като електронните системи за управление на човешки ресурси пораждат редица въпроси, а понякога дори и притеснения. За да може преходният период да мине възможно най-гладко, работодателят следва да информира служителя за нормативната рамка, свързана с електронните трудови досиета, и да го увери, че личните му данни ще бъдат защитени. В следващите редове ще изясним някои от най-често задаваните въпроси по отношение на дигиталните досиета.

Кои документи могат да бъдат включени в електронното трудово досие и как се подписват?

Ето какво е вписано по този въпрос в Глава втора от Наредбата за вида и изискванията за създаването и съхраняването на електронни документи в трудовото досие на работника или служителя от 2018 г.

Електронните документи, които могат да бъдат част от трудовото досие на работника или служителя, са:

• Едностранни документи, създадени от работодателя;
• Едностранни документи, създадени от работника или служителя;
• Документи, които изискват съгласието и на двете страни по трудовото правоотношение;
• Документи, издадени от трети лица, удостоверяващи факти, свързани с трудовото правоотношение;
• Други данни и информация, касаещи трудовото правоотношение.

Повечето софтуерни системи за управление на човешки ресурси разполагат с опция за създаване на шаблони за основните видове документи, което улеснява цялостни процес. По този начин един и същи вид документ може да бъде генериран за няколко души едновременно – например трудов договор за трима новопостъпили служители.

След като договорът е създаден следва да бъде подписан, като е препоръчително това да се случи с квалифициран електронен подпис (КЕП), който да отговаря на законовите условия. Когато работодателят изисква от служителя да използва КЕП, той следва да покрие изцяло разноските по издаването и поддръжката му. Разбира се, работодателят няма право да откаже получаването на документ от работник на хартиен носител. Екземплярите, подписани на хартия, също могат да се съхраняват в електронното трудово досие, но те трябва да бъдат сканирани и върху сканираното копие да се постави електронен подпис, който да удостовери пълното съответствие на снетия електронен образ с хартиения носител.

Достъп и защита на личните данни

Като за начало се уверете, че всеки служебен профил е защитен със силна парола, която се актуализира периодично. За да се гарантира сигурността на съхраняваните данни, работодателят трябва да осигури и механизъм за двуфакторна идентификация при достъп до системата, която ще оперира с човешките ресурси. Друг важен въпрос е обособяването на различни роли и права в системата, за да може само конкретни служители да имат пълен достъп до документите на всички в компанията. Необходимо е софтуерът да предоставя информация и история за лицата, извършили конкретни операции, свързани с трудовите досиета - било то създаване, редактиране, изтриване и други, както и точното време, в които са извършени те.

Въвеждащо обучение

Вътрешната комуникация между вашите служители е незаменима и има основна роля в процеса на изграждане на доверие. Въвеждащото обучение е първата стъпка към опознаването на избрания от вас софтуер, затова му отделете необходимото време. Предварително следва да бъдат обучени администраторите и отдел човешки ресурси, тъй като те ще разполагат с пълни права и ще могат да създават, редактират и деактивират досиета. Постарайте се да предоставите колкото се може повече допълнителни материали и инструкции на колегите си, за да имат къде да проверят информацията, която ги интересува.

Заключение

При избор на система за електронно управление на трудовите досиета, организацията следва да избере решение, което да отговаря на най-важните изисквания:

• Удобен и лесен потребителски интерфейс;
• Сигурен модел и инфраструктура за защита на данните;
• Богат избор от функционалности;
• Възможност за електронно подписване;
• Неограничен брой документи за съхранение и възможност за масовото им генериране.