Кога да се възползваме от услугите на външно счетоводство?

Външно счетоводство – защо?

Често в по-малките бизнеси се омаловажават дейностите като формиране на финансов отчет, на баланс, на отчет за приходите и разходите – дейности, с които редица работодатели смятат, че са способни да се справят сами, без помощта на външно счетоводство. На всяка фирма обаче ѝ е необходим счетоводител, който да подпише тези отчети. С тази дейност се ангажира външната счетоводна къща с нейния екип. 

Всяка компания се нуждае от счетоводител, който притежава юрисдикцията да подписва финансов отчет и годишен отчет. Външната счетоводна къща предоставя екип от професионалисти, специализирали в различни области, като клиентът получава консултация и външен обективен поглед, дори и вече да има оперативен счетоводител на заплата. 

Външен счетоводител обикновено е полезен тогава, когато компанията е по-малка

Следователно има по-лек набор от документация, по-малък оборот, по-малко казуси, по-малко служители. В такъв случай би било нерентабилно да се поддържа кадър със специфични познания и умения във фирмата. Външното счетоводство е полезно както за малки, така и за средни фирми. Позицията на външен консултант има ключово значение, както когато компанията е по-малка или средна, така и когато е по-голяма, заради сериозния поток от документооборот, наличието на много хора, офиси. Оперативният счетоводител се грижи всичко да се случва навреме, заема се с разрешаването на по-трудните казуси. Решаването на подобни по-сложни и нетрадиционни казуси би било по-ефективно, тъй като екипът на външната счетоводна къща е по-комплексен, има по-богат опит и най-вече се състои от редица специалисти, които са информирани за тенденциите и новостите.

Освен големината на компанията и на оборота, дори и да има счетоводител на място, е полезно да се използва външен консултант

„Външния консултант влиза отвън, той поглежда от птичи поглед компанията и може да бъде много по-полезен и на бизнес собствениците, и на счетоводителя на място. Защото е една връзка между двете“

споделя Димка Кънчева – счетоводител и управляващ партньор в консултантска къща CONSENDO.

Екипът от външни специалисти разполага с по-глобален поглед на нещата, той е компетентен, и не само по счетоводни въпроси, което облагодетелства предприемачите. Изнесеното счетоводство спестява и разходи за купуване и поддръжка на специален счетоводен софтуер на компанията. За една фирма с по-малко документооборот, по-малко служители, снабдяването с подобен специфичен софтуер представлява ненужен разход, който може да бъде избегнат чрез използването услугите на външна фирма. Трябва да има някой, който да поддържа този софтуер, да го актуализирa, което допълнително натоварва бюджета на една малка компания.

Друг аспект от външното счетоводство, който силно вълнува собствениците на малък, среден или голям бизнес, е бюджетът, който трябва да се отдели за услугите на счетоводната кампания

Един от факторите за определяне бюджета, който се отпуска за съвместната работа с външна счетоводна къща, е броят служители в счетоводната фирма. От особена важност е обема на работа, който трябва да се извърши и спецификата на дадения бизнес. Следователно, колкото повече служители има една фирма, толкова повече оборот клиенти има, но също така се появява и повече счетоводна работа. Външното счетоводство е по-икономичната алтернатива на това да се поддържат няколко счетоводители във фирмата. Едно малко или средно предприятие не се нуждае от 2, 3-ма или повече човека за поддържане на заплати ежемесечно, а е достатъчно един оперативен счетоводител или главен счетоводител, който да подписва отчетите. Ако предприятието се състои от 5 служители, няма нужда от допълнителен кадър за извършване на счетоводната дейност – през повечето време този кадър или ще стои без работа, или ще прави нехарактерна за сферата си на познание  работа, в която той не е специалист, тоест извършената работа няма да е оптимална.

В компания с 50 служители е необходим оперативен счетоводител на място, както и да се ползва външен консултант и външен главен счетоводител, заради предполагаемия голям документооборот

В по-големи компании използване на външно счетоводство би било неефективно, тъй като още във фирма с 50 служители документооборотът е много голям. Добре е наличието на  двама оперативни счетоводители на място и едни външен. Тогава външно счетоводство не е необходимо. Но при подобно голямо предприятие с над 500 служители съществува и една друга специфика – някои от фирмите предпочитат счетоводството да си е на място, но при наличието на голям брой служители, предприемачите предпочитат заплатите да се правят от външна фирма, за да се ограничи достъпът на служителите, счетоводителите, финансовите директори на по-ниски нива, до възнаграждението на всеки един служител. Това е конфиденциална информация.

Каква е разликата между външно счетоводство и изнесен счетоводител?

Работата на изнесения счетоводител се отнася до опериране в счетоводната система на клиента без физически да се работи при него. Външно или изнесено счетоводство се отнася до проверките и заверките на отчети. Тук се намесва и факторът социализация на човека – когато човек работи физически в екип, той става част от него.

„Това е всъщност проблемът. Човекът на място, в друг офис започва да диша въздуха на другия офис и някак си става част от този екип. В един момент обаче, тъй като не е всъщност част,  наистина започва да се чувства дискомфортно и става по-трудна социализацията и в екипа, в който е в момента“

коментира Михаил Господинов.

Абонирайте се за нашия канал, за да научавате всяка седмица интересни съвети за конкретни счетоводни казуси и въпроси за управлението на фирмените финанси. Следете ни в нашите канали в LinkedIn, Facebook, SoundCloud и Spotify. Още полезни съвети може да откриете в рубриката на Димка Кънчева в TikTok/consendo.eu