Разликата между Време за наемане и Време за затваряне на позиция

Ключов фактор за ефективността на всеки бизнес е измерването на редица показатели, отчитащи резултатите от свършената работа. По отношение на отдел Човешки ресурси, необходимост от подобни измервания възниква във всеки един етап от дейността - планиране, подбор, наемане, обучение и оценка на представянето, изграждане на фирмена култура и взаимоотношения с персонала, възнаграждения, представяне и други.

В статията ще разгледаме два ключови показателя от процеса на подбор, а именно време за наемане и време за затваряне на позиция. Какво представлява всеки един от тях, как се измерват, каква е разликата между двата показателя и защо са важни за работата на HR отдела.

Време за наемане

Често срещан сценарий за човек, търсещ работа: Изпратено е CV по обява за работа, но 2-3 седмици по-късно все още няма отговор от компанията. След около месец служител от фирмата се свързва с кандидата, но времето е изиграло своята роля - въпросното лице е започнало на друго място, обмисля предложение от друга фирма или отказва среща, защото е разочаровано от дългото чакане.

Удълженото време за наемане или по-скоро паузите в процеса, увеличават шанса по-голям брой кандидати да откажат среща за интервю или предложение. Това носи негативи както за кандидатите, така и за бизнеса. Ако бъдат отказани няколко оферти, HR специалистите трябва да проведат още интервюта и срещи, което коства ценно време и увеличава разходите за наемане.

Ето някои примери, които увеличават времето за наемане и водят до неефективни процеси:

• Обявите за работа не са публикувани на достатъчно места или са публикувани в грешните платформи
• Специалностите в отдел човешки ресурси са претоварени поради големия брой отворени позиции или увеличения наплив от кандидати, което удължава времето за свързване с тях
• Хората, отговорни за селекцията нямат достатъчно време да прегледат всички предварителни тестове или да проведат всички интервюта
• Процесът по наемане е много тромав и сложен

Как се измерва времето за наемане

В същността си, времето за наемане се счита за периодът от влизане на кандидатура за обявена позиция (CV от кандидат) до приемане на предложение за работа. 

Измерването му става чрез следните показатели:

• Общата сума работни дни за наемане
• Брой наети служители и работници

За отчитане на резултатите на база екип или за конкретен отдел, общата сума от часовете за наемане на определени позиции за този отдел се разделя на броят роли в него.

Например: 

За финансово счетоводния отдел, изчисляването на времето за наемане за 2 отворени позиции - счетоводител и финансов анализатор, става по следния начин:

Време за наемане = (20 дни, позиция счетоводител) + (30 дни, позиция финансов анализатор) / 2 позиции

За отчитане на общото време за наемане на ниво организация, е необходимо да се сумират работните дни, прекарани за наемане на хора на всички обявени позиции и да се разделят на броя на позициите.

Време за затваряне на позиция

В практиката време за наемане и за затваряне на позицията често се използват като синоними, но между тях има различия. Времето за затваряне на позиция е периодът от отварянето на дадена позиция до приемане на предложение за работа, отправено към кандидат за позицията. То служи по-скоро за измерване на ефективността от процеса на планиране и организация на подбора и може да се определи като общия период от време, през който отворени позиции в компанията остават незапълнени или още свободни. 

Как се измерва времето за затваряне на позиция

Особеност при отчитането на периода за затваряне на позиция е моментът, от който започва измерването. Началото зависи от приетите в HR отдела практики, като обикновено за стартов момент се избира един от следните:

• От получаването на молба за отваряне на дадена позиция и разглеждането и за одобрение или отхвърляне
• От моментът в който позицията е одобрена
• От моментът в който започне работа по организиране на дейностите за разпространение на информацията за свободната позиция (вкл. описание на позицията, профил на кандидата, одобрения на бюджет, избор на канали за публикации на обявите за работа и др.)

Краят, съответно съвпада с този на времето за наемане, а именно приемане на предложение за работа от страна на кандидата. Формулата, по която се изчислява е същата, като разбира се са съобразени споменатите по-горе особености..

Време за затваряне на позиция = Общата сума работни дни за затваряне на позиция/ии / броя на затворените позиции 

Особености при изчисляване

• Важно е да се използва една стартова точка при всяка отделна позиция, за да може резултатите да се измерват консистентно и да бъдат релевантни. 
• Отчитане може да бъде направено както за конкретен отдел, например IT така и общо, за всички отдели в компанията, което ще даде осреднен резултат. Важно е да се съобрази сектора, в който оперира дадена фирма и спецификите на отворените позициите, за да може при месечно и годишно планиране да се правят по-точни прогнози.

Например, ако средното време за затваряне на позиция от IT отдела e 45 дни, а от отдел продажби е 25 дни, то дейностите, свързани с организирането на работата и подбора за IT отдела трябва да бъдат съобразени с този времеви период. Осреднената стойност за затваряне на всички позиции, без значение от отдела (в случая 35 дни = (45+25/2)) е полезна за годишно планиране и разпределение на ресурсите и отговорностите в екипа по управление на човешките ресурси.

Разликата между време за наемане и време за затваряне на позиция

Разликата между двата показателя е малка, но все пак я има и се изразява в следното: времето за наемане започва да се отчита от публикуване на обявата за работа, т.е. от момента, в който кандидатите вече имат възможност да разберат за отворената позиция. Докато в най-общия случай времето за затваряне на позиция започва да се отчита от момента, в който мениджър на отдел поиска отварянето на дадена позиция, т.е. известява HR отделa, че е необходимо увеличаване на екипа и молбата за новата позиция бъде разгледана и одобрена.

Когато са ясни разликите между двата показателя и техните стойности се отчитат правилно, това позволява да бъдат идентифицирането процеси, които са ефективни и съответно такива, които имат нужда от подобрение и оптимизиране. В обобщение, колкото по-кратко е времето за наемане, толкова по-ефективна е работата на HR отдела и колкото по-кратко е времето за затваряне на позиция, толкова по-големи са шансовете за успех на бизнеса в дългосрочен план.