Какви документи се включват в трудовото досие

Трудовото законодателство е изградено върху принципа на писменото начало. Поради това отношенията между работодателя и работника или служителя следва да се уреждат с писмени документи, което гарантира избягването на евентуални спорове. Писменото начало е видно от разпоредбите на Кодекса на труда, които изискват на първо място трудовият договор да е писмен (а следователно и всички анекси към него). В чл. 128б, ал. 2 от Кодекса на труда изрично е описано и съдържанието на трудовото досие - документите във връзка с възникването, съществуването, изменението и прекратяването на трудовото правоотношение.

Макар и сравнително широка формулировката в чл. 128б, ал. 2 от КТ, тя показва, че работодателят реално има задължение да съхранява всички документи, които се създават от постъпването на работата на работника или служителя, до момента на прекратяването на трудовия договор. 

Изброяването на всички документи, които се съхраняват в трудовото досие е практически невъзможно, поради факта, че всеки работодател в рамките на правомощията му по ръководене на работата, може да съставя различни документи. Въпреки това е възможно да се обобщят видовете, които се съхраняват в досието, според страната от трудовото правоотношение, която ги създава (подписва). При такова обобщение те биват следните: 

1. Едностранни документи, създадени от работодателя. 

Тези документи се създават и подписват от работодателя. С тях той упражнява правомощията си за ръководство и контрол, които му предоставя трудовото законодателство. Такива документи са длъжностна характеристика, заповеди, удостоверения, уверения, справки, служебни бележки, декларации и други.

2. Едностранни документи, създадени от работника или служителя. 

Тези документи се създават и подписват от работодателя. С тях лицето ползва определени права, които произхождат от трудовото законодателство. Важно е да се има предвид, че при определени от закона предпоставки, за да може работодателят да издаде някои едностранни документи от негово име е задължително да има предхождащ документ от работника или служителя. Добър пример в това отношение е изискването работникът или служителят първо да подаде искане за ползване на платен годишен отпуск, за да има право работодателят да издаде съответната заповед, с която разрешава ползването.  Едностранни документи, създадени от работника или служителя са молби, заявления, декларации, уведомления, съгласия, отчети, искания и други.

3. Документи, които изискват съгласието и на двете страни по трудовото правоотношение. 

Това са документи, които, за да породят своето действие трябва да са подписани и от двете страни по трудовото отношение. Тези документи показват общата воля на работника или служителя и на работодателя. Такива документи са например трудов договор, споразумение по чл. 107 от Кодекса на труда, допълнително споразумение за изменение на съществуващ трудов договор, договор за придобиване на квалификация, договор за повишаване на квалификацията и за преквалификация и др.

4. Документи, издадени от трети лица, удостоверяващи факти, свързани с трудовото правоотношение. 

Тези документи не се създават от работодателя или работника, или служителя, но са от значение за възникването, съществуването, изменението и прекратяването на трудовото правоотношение и/или за възникване, ползване и прекратяване на права по него. Такива документи са например:

- документи, свързани със здравословното състояние на работника или служителя, издадени от компетентни органи, включително медицински свидетелства, болнични листове, решения за определяне на работоспособността и необходимостта от трудоустрояване;

- документи, издадени от учебни заведения и организации, удостоверяващи придобита степен на завършено образование и/или обучение или статут на обучаемо лице, включително дипломи, свидетелства, удостоверения, сертификати;

- документи, издадени от трети лица, които са от значение за удостоверяване на изпълнени задължения на работодателя, включително заверени уведомления и справки по чл. 62, ал. 5 от Кодекса на труда от Националната агенция за приходите, постановление за обявяване на съществуването на трудово правоотношение по чл. 405а, ал. 1 от Кодекса на труда, запорни съобщения, предвидени в чл. 512, ал. 5 от Гражданския процесуален кодекс;

- други документи, които са от значение за възникването, съществуването, изменението и прекратяването на трудовото правоотношение.

Разпоредбата на чл. 128б, ал. 2 от КТ, предвижда в трудовото досие да се включват документи, свързани с възникването на трудовото правоотношение (сключване на трудов договор Наредба № 4 от 11.05.1993 г.), както следва:

1. Документ за самоличност, който се връща веднага. Важно е да се обърне внимание, че работодателят няма право да съхранява копие от документа за самоличност в трудовото досие на работника или служителя.

2. Документ за придобито образование, специалност, квалификация, правоспособност, научно звание или научна степен, когато такива се изискват за длъжността или работата, за която лицето кандидатства.

3. Документ за стаж по специалността, когато за длъжността или работата, за която лицето кандидатства, се изисква притежаването на такъв трудов стаж.

4. Документ за медицински преглед при първоначално постъпване на работа и след преустановяване на трудовата дейност по трудово правоотношение за срок над 3 месеца;

5. Свидетелство за съдимост, когато със закон или нормативен акт се изисква удостоверяването на съдебно минало;

6. Разрешение от инспекцията по труда, ако лицето не е навършило 16 години или е на възраст от 16 до 18 години.

Трябва специално да се подчертае, че работодателят може да изисква представянето на други документи извън посочените по-горе, само ако това е предвидено или произтича от закон или друг нормативен акт. Пример за това е изискването за специално медицинско удостоверение за шофьорите на тежкотоварни автомобили.

Освен описаните по-горе документи е важно работодателят да съхранява и документи, които е изготвил и предоставил на работника или служителя след прекратяване на трудовото правоотношение. (Срок на съхранение на документите в трудовото досие). Това трябва да прави всеки един работодателя, за да може да докаже, че е изпълнил изискванията на чл. 128а, ал. 1 от КТ - по писмено искане на работника или служителя работодателят е длъжен да му издаде и предостави необходимите документи, удостоверяващи факти, свързани с трудовото правоотношение, в 14-дневен срок от искането.