12 Изисквания за дигитализация на трудовото досие

Създаването и съхраняването на трудовото досие на всеки един работник или служител може да бъде оптимизирано, ако всички документи в досието са в електронен формат и тяхното споделяне и подписване също се осъществяват по електронен път. За собственици на бизнес или специалисти в сферата на човешките ресурси, прилагането на подобно решение може да спести ценно време и ресурси. В статията споделяме изискванията, които трябва да бъдат спазени, в случай че се използва система за дигитализация на трудовото досие.

Спазването на всички изисквания на българското трудово законодателство е изключително важно, за да се гарантира валидния правен резултат от воденето на дигиталния архив на трудовите досиета, чрез което се осигурява и сигурност за работодателя и за неговите работници и служители. 

1. Работодателят трябва да има изградена или да използва информационна система за създаване и/или съхраняване на електронни документи в трудовото досие на работника или служителя.

2. Системата трябва да отговаря на нормативните изисквания, определени в:

Регламент (ЕС) 910/2014 на Европейския парламент и на Съвета от 23 юли 2014 г. относно електронната идентификация и удостоверителните услуги при електронни трансакции на вътрешния пазар и за отмяна на Директива 1999/93/ЕО;

Закона за електронния документ и електронните удостоверителни услуги;

Наредбата за вида и изискванията за създаването и съхраняването на електронни документи в трудово досие на работника или служителя;

3. Използваната система от работодателя трябва да предоставя възможност за:

- Отчитане и удостоверяване на времето за настъпването на факти с правно значение с точност до година, дата, час, минута и секунда с квалифицирано удостоверение за време;

- Създаване на историческа справка за всички движения, свързани с въвеждане на документи в трудовото досие, както и извършваните операции;

установяване на лицата и електронните адреси, от които са извършени операциите в нея;

- Проследяване на историята на отпечатани и предоставени преписи от електронните документи в трудовото досие на хартиен носител;

- Връзка с всички поделения на работодателя за регистриране на подадените при тях документи;

- Получаването и изпращането на документи чрез услуга за електронна препоръчана поща, подписани с електронен подпис;

- Изготвяне и обмен в електронен формат на справки, сведения или документи.

4. Функционалните характеристики на информационната системата не трябва да позволяват да се променя фактът на постъпването на документи по електронен път и/или тяхната поредност, както и намеса в работата ѝ. Системата трябва да отговаря на международните стандарти в тази област.

5. Всяко действие в системата трябва да се удостоверява с квалифициран електронен времеви печат. КЕВП е електронен печат, който:

- Обвързва датата и часа с данните по начин, който до голяма степен изключва възможността за незабелязана промяна на данните;

- Се основава на източник на точно време, свързан с координираното универсално време; 

- Е подписан с усъвършенстван електронен подпис или е подпечатан с усъвършенстван електронен печат на доставчик на квалифицирани удостоверителни услуги или с друг равностоен метод.

Кои са останалите стъпки и изисквания може да проследите тук.