14 Изисквания за дигитализация на трудовото досие

Създаването и съхраняването на трудовото досие на всеки един работник или служител може да бъде оптимизирано, ако всички документи в досието са в електронен формат и тяхното споделяне и подписване също се осъществяват по електронен път. За собственици на бизнес или специалисти в сферата на човешките ресурси, прилагането на подобно решение може да спести ценно време и ресурси. В статията споделяме изискванията, които трябва да бъдат спазени, в случай че се използва система за дигитализация на трудовото досие.

Спазването на всички изисквания на българското трудово законодателство е изключително важно, за да се гарантира валидния правен резултат от воденето на дигиталния архив на трудовите досиета, чрез което се осигурява и сигурност за работодателя и за неговите работници и служители. 

1. Работодателят трябва да има изградена или да използва информационна система за създаване и/или съхраняване на електронни документи в трудовото досие на работника или служителя.

2. Системата трябва да отговаря на нормативните изисквания, определени в:

Регламент (ЕС) 910/2014 на Европейския парламент и на Съвета от 23 юли 2014 г. относно електронната идентификация и удостоверителните услуги при електронни трансакции на вътрешния пазар и за отмяна на Директива 1999/93/ЕО;

Закона за електронния документ и електронните удостоверителни услуги;

Наредбата за вида и изискванията за създаването и съхраняването на електронни документи в трудово досие на работника или служителя.

3. Използваната система от работодателя трябва да предоставя възможност за:

- Отчитане и удостоверяване на времето за настъпването на факти с правно значение с точност до година, дата, час, минута и секунда с квалифицирано удостоверение за време;

- Създаване на историческа справка за всички движения, свързани с въвеждане на документи в трудовото досие, както и извършваните операции;

установяване на лицата и електронните адреси, от които са извършени операциите в нея;

- Проследяване на историята на отпечатани и предоставени преписи от електронните документи в трудовото досие на хартиен носител;

- Връзка с всички поделения на работодателя за регистриране на подадените при тях документи;

- Получаването и изпращането на документи чрез услуга за електронна препоръчана поща, подписани с електронен подпис;

- Изготвяне и обмен в електронен формат на справки, сведения или документи.

4. Функционалните характеристики на информационната системата не трябва да позволяват да се променя фактът на постъпването на документи по електронен път и/или тяхната поредност, както и намеса в работата ѝ. Системата трябва да отговаря на международните стандарти в тази област.

5. Всяко действие в системата трябва да се удостоверява с квалифициран електронен времеви печат. КЕВП е електронен печат, който:

- Обвързва датата и часа с данните по начин, който до голяма степен изключва възможността за незабелязана промяна на данните;

- Се основава на източник на точно време, свързан с координираното универсално време; 

- Е подписан с усъвършенстван електронен подпис или е подпечатан с усъвършенстван електронен печат на доставчик на квалифицирани удостоверителни услуги или с друг равностоен метод.

6. Работодателят има задължение да осигурява поддържането на информационната система по начин, който не позволява случайно или незаконно унищожаване на документи и данни в нея и не допуска неправомерен достъп, изменение или разпространение. Системата трябва да отговаря на стандартите за информационна сигурност. За изпълнение на това изискване е полезно същата да създава автоматично защитени копия на определен период (т.н.backup).

7. Системата трябва задължително да осигурява механизъм за двуфакторна идентификация (2FA - two-factor authentication) при достъп до нея. Чрез него, самоличността се удостоверява по два отделни канала, така че да се осигури значителна степен на сигурност, че лицето, използвало системата е реално оправомощеното лице.

8. Работодателят трябва да определи точно кои документи ще се съхраняват в дигитален формат, като това следва да се упомене в Правилника за вътрешния трудов ред. Всеки един документ, който е част от трудовото досие на работника или служителя, може да се създава и/или съхранява в електронен вид. 

9. Когато работодателят използва системата единствено за електронен архив, той е длъжен да уведоми всеки един работник или служител, чиито документи ще бъдат съхранявани по този начин. Редът и начинът за уведомяване се определят с Правилника за вътрешния трудов ред.

10. Когато работодателят желае да връчва документи в електронен формат чрез системата, следва да има съгласие за това от работника или служителя. Съгласието трябва да е изрично и да е налични в трудовия договор или в друга писмена форма. Всяка една от страните по трудовото правоотношение има право по всяко време да оттегли съгласието си да бъде адресат на електронни изявления. 

Освен съгласието работодателят трябва да осигури връчването на всеки един документ чрез услуга за електронна препоръчана поща, независимо дали документът произхожда от самия работодател, от работника или служителя или е двустранен документ. Разходите по използването на услуга за електронна препоръчана поща от страна на работодателя и от страна на работника или служителя са за сметка на работодателя.

11. В случай че се използва ИС за създаване на електронни документи, работодателят трябва да посочи (в Правилника за вътрешния трудов ред) видът на електронния подпис, с който работниците или служителите ще се подписват. 

Електронните подписи могат да бъдат обикновен, универсален и квалифициран. Какъв ще е видът им зависи от характеристиките и структурата на информационната система. Когато работодателят изисква от работника или служителя да се използва квалифициран електронен подпис, той е длъжен да осигури механизъм на подписване за своя сметка. Важно уточнение е, че работодателят е длъжен да подписва всички документи в информационната система чрез квалифициран електронен подпис.

12. Информационната система трябва да гарантира, че когато работникът или служителят изпраща документи до работодателя по електронен път, те се регистрират в системата. Работодателят няма право да ограничава работника или служителя да подава електронни документи, когато е постигнато съгласие между тях. 

ВАЖНО: За регистрираните в ИС електронни документи, които се изпращат от работника или служителя, трябва да се генерира и изпраща до лицето потвърждение за получаването им. Това осигурява допълнителна сигурност на наетото лице, че дори и работодателят да му прекрати достъпа до системата, той ще притежава доказателства за връчването на документите. Потвърждението задължително трябва да съдържа данни за регистрационния номер, часа и датата на получаването. Потвърждението се изпраща на посочен от работника или служителя електронен адрес или чрез услуга за електронна препоръчана поща.

13. Работодателят няма право да отказва получаването на документи на хартия от работника или служителя, дори и да има съгласие за обмяна на електрони документи и да поддържа информационна система. Документите, подадени на хартиен носител, могат да се включват в трудовото досие на работника или служителя чрез снемане на електронен образ от тях със сканиращо устройство във вид и по начин, позволяващи разчитането и съхранението им. Пълното и точно съответствие на снетия електронен образ със снемания документ се удостоверява с квалифициран електронен подпис от лицето, извършило снемането, а на хартиения носител - със саморъчен подпис.

14. Работодателят е длъжен да осигурява на работника или служителя непрекъснат и безплатен достъп до електронните документи от трудовото му досие. По искане на работника или служителя, работодателят е длъжен в срок от 14 дни, да издаде на хартиен носител преписи от електронните документи, които са част от трудовото му досие.

Системата, която работодателят избира за целите на своя бизнес трябва да отговаря на всяко едно от изброените изисквания, за да е валиден правният резултат от дигитализацията на трудовите досиета. Такава система е еHR. Повече информация за функционалностите и възможностите, които предоставя на бизнесите ще откриете на посочения сайт ehr.bg.