Възможност ли е кризата? Ангажираност и продуктивност при дистанционна работа

В първите месеци след преминаването към масова дистанционна работа, ангажираността и производителността се повишиха. После, с времето и с отхлабването на мерките, започнаха да спадат и дори някъде стигнаха исторически минимуми. 

Всяка компания има своя опит и практики в поддържането на ангажираността и продуктивността, когато служителите са в офиса. Но когато част от персонала работи дистанционно, тази задача не изглежда лесна за решаване. Много мениджъри и собственици се притесняват от проблема с оползотворяването и отчитането на работното време при дистанционна работа. Как да се справим?

Възможно е ползването на различни облачни чекин-чекаут системи, чрез които да се контролира работното време. При контактните центрове това работи добре, още повече, че те имат натрупан опит с такива системи. Но при служителите, изпълняващи стандартни офисни задачи, те не винаги са ефективни. Това, че конкретният човек е на компютъра, не означава, че той работи. Може просто да чати или да разглежда социалните мрежи. В такива случаи по-подходящо е друго решение. 

Преминаването към система за отчитане, ориентирана към резултатите. Отчитаме свършената работа, а не работното време. Такава система е, например OKR (Objectives and Key Results), която се използва все повече от водещи компании в света (напр. Google) и у нас.

Хубавото при въвеждането на такава система е, че това предполага преосмислянето на процесите и задачите в компанията. Такова преосмисляне би било много полезно, защото обикновено довежда не само до по-голяма яснота и ефективност, но и до изчистването на излишните и дублиращите се процеси. Може в някои случаи да доведе дори до съкращение на позиции и дори цели отдели, които са се появили във времена на растеж, но вече са излишни.

Предизвикателствата пред мениджмънта в този случай са няколко – подготовка, комуникация, избор на помощни средства, въвеждане на ново разпределение на времето.

Системата предполага изясняване на целите, задачите и начина, по който ще се измерва напредъкът и успехът. Въвеждането на ясни бизнес цели и измерители значително способства за мотивацията и продуктивността на служителите. Ясно е какво и колко се иска, което премахва не само неяснотите, но и предпоставките за индивидуално отношение, неравнопоставеност и оттам – недоволство и занижен морал. Възможно е при въвеждане да напуснат служители, но те са тези, които в предишната система са успявали да скрият бездействието си и липсата на резултати. Тези, които остават, напротив, са много по-мотивирани и с повишен морал, най-малко защото „не трябва да носят на гърба си мъртви души“. Крайният резултат винаги е положителен.

Изключително важна е и комуникацията. По време на въвеждане на системата е най-добре служителите дори да са въвлечени в определяна на компонентите и – цели, задачи и измерване. Освен, че ще са ангажирани в процеса и ще го припознаят като свой, те биха помогнали на мениджмънта да избегне пропуски и грешки. Все пак те най-добре познават ежедневната си работа.

Добре е да се използва и някои от разпространените и популярни софтуери за планиране и управление на задачи, като особено удобно и приятно е ако той има и т.нар. канбан* възможности. Използвайте това, което вече имате или което най-добре би паснало на нуждите ви - Microsoft Planner, Asana, Trello… Повечето от тях са безплатни или част от по-големи платени пакети, които вероятно вече сте закупили (като Microsoft Office). Въвеждайте всички задачи, отбелязвайте сроковете и отговорниците и следете периодично напредъка.

Комуникацията при дистанционна работа е нещо, на което да се обърне специално внимание. При работа в офис има възможност за много неформална комуникация, която от една страна улеснява работния процес (даване, обясняване, контрол на изпълнението на задачите), от друга сплотява екипа. При дистанционна работа тази комуникация трябва ефективно да бъде заменена.

Всеки мениджър трябва сам да потърси и намери баланса. От една страна да не губи времето на подчинените си, от друга – да отдели достатъчно време за общи срещи и за индивидуални разговори с всеки член от екипа. Специално внимание трябва да отдели и на планирането на задачите. Трябва да се предвиди време и за офисните ритуали – начало и край на работното време, обсъждане на работата, отбелязване на успехите и т.н. Важно е и времето за закачки, вицове и свободна комуникация.

Примерен план за разпределение на времето в един отдел би бил:

Понеделник – сутрешна среща за планиране, разпределяне и обсъждане на задачите за седмицата и записването им в съответния софтуер със срокове и отговорници. За всяка задача или група задачи трябва да се определи и път за ескалация при проблеми.

Всяка сутрин – кратка, до 15 минути, среща за задачите за деня, кой какво ще прави. Полезна е при нужда от заместване на болен служител например и за следене на придържането към плана за седмицата.

Всяка вечер преди края на работното време кратка, до 15 минути, среща за обсъждане на успехите и предизвикателствата от деня – това е много полезно за по-голяма ефективност на екипа и за прецизна настройка на задачите.

Двете общи дневни срещи са полезни и за поддържане на ритуала за начало и край на работното време

През седмицата – индивидуални разговори с всеки един член на екипа. В тези срещи се иска и се дава обратна връзка и в двете посоки – относно работата, комуникацията, задачите и контрола.

Финална среща за седмицата - в петък следобед за отчитане на свършената работа, обсъждане на недовършената работа (ако има такава), отбелязване на успехите и похвала и обсъждане накратко какво следва. Тук е мястото и да се обсъдят предложенията за подобряване на работата.

Това е, разбира се, примерен план, но дава представа за нуждите от комуникация в условията на дистанционна работа. Ако нещо не върши добре работа – променете го.

Трябва да отбележим, че е много възможно това преразпределение да доведе нуждата от промяна на процеса за оценка в компанията и начина му на протичане. Самите мениджъри също е възможно да се нуждаят от методическа и практическа подкрепа за оценка на подчинените си при дистанционна работа. Оценката в този случай е доста различна и това трябва да се има предвид.

Ангажираността и мотивацията са особено важни за продуктивността и резултатите на компанията. Ясно поставените задачи, справедливото и точно отчитане се приемат добре от хората, дават им яснота. Но работодателите и по-специално мениджърите е добре да отделят достатъчно време и за индивидуалните срещи с всеки член на екипите си, за да се чуят страховете и притесненията, проблемите на хората и да се окаже необходимата подкрепа там, където има нужда. Хората трябва и да са убедени, че не само просперитетът на компанията, но и тяхното собствено здраве и добруване са приоритет на мениджмънта и собствениците. Репутацията на фирмата силно се влияе от отношението към хората в тези времена и както вредите, така и ползите от нея ще се усещат за много дълъг период напред. В нас е решението да изберем дали да се възползваме от кризата, за да оздравим и развием дългосрочно компанията си.

*канбан - буквално значейки дъска от знаци или рекламно пано, е концепция свързана със стегнатото производство (от англ. Lean Manufactoring) и производството точно навреме (от англ. JIT – Just In Time production). (Wikipedia)

----------------------------------------------------------------

Статията е публикувана за пръв път в сп. "Мениджър", брой 8, 2020 година.